テンミニッツ手帳でする中長期タスクのボリューム管理
シリーズ手帳の第2弾。テンミニッツ手帳をどう使うのか、というテーマでいきます。
主婦業と仕事と趣味で複雑に混じり合う短期タスクと長期タスク。
それをボリュームで管理していこうっていうのが今回の趣旨です。
前回の記事↓
※本が抜けていたので追加しました。
・生活の変化で中長期のタスクが増えた
専業主婦で躁うつ病でなんにもできなかった生活から、徐々に改善し、お小遣い程度ですが仕事を始めました。
仕事を始めて2年ほど、だんだんと中長期のタスクが増えてきました。
その日暮らしなニート生活をしていたころには想像できなかった、中長期のタスクを管理するというめんどくさいタスクが増えてしまい、それに伴い、テンミニッツ手帳を使うことにしたわけです。
・時間のボリュームで考える目標
最初は目標設定で、○○を何日何時までにやる！と決めていました。でも、そうすると私の場合超げんなりしちゃうんですよね。
たいして難しいことではなくてもある程度の作業量があると、あーめんどくさっ!!!って投げ出してしまう感じ。
そんなにたくさんやれるかなーやりたくねーなーみたいな。
仕上げないといけないものばかりを見て、目の前のことにちっとも集中できていない。
勉強で例えるなら、「1か月で参考書1冊やる」という目標を立てたとします。
じゃあ週に何ページ？1日何ページ？と目標を考えていき、1日の目標を○ページと決めます。
でも、実際実行するとなると、頭の中はやりきらないといけない参考書1冊の量にげんなりです。
最初はよくても、ちょっとつまずいて達成できないとさらに「終わるかな」という不安にさいなまれます。
達成したい成果を気にして「終わるかな」がずっと頭の隅にあるということは、その「終わるかな」分、集中できていないってことですよね。
そこで目標は目標として、気にせずにタスクに集中するには…と考えて、ボリュームの目標を建てようとなったわけです。
最低でも25分作業5分休憩のワンセットとして（ポモドーロテクニック*1というものを使っています）1日の内何セットその作業に費やすかを決める。
そうすると、目標が成果でなくなるため「終わるかなー」がなくなります。
かといって、成果の目標を立てないと方向性がわからないので、1週間や1か月単位で成果の目標を立ててたまに見ると程度にするって感じです。
1日○ページの目標設定から、1日参考書に費やす時間○時間へ変えるといういうようなことです。
・実際に付箋でボリュームを数える
では、テンミニッツ手帳でどうボリュームを意識するか。
私はポモドーロテクニックで30分を1つの単位として毎日を生活しているので、テンミニッツは、最適です。
付箋の高さが時間軸に対して30分と1時間でできているので、付箋にさらっと書いてペロっと貼るだけで、段取り完了。
30分単位といっても、25分作業・5分休憩を厳密に繰り返しているわけではないので、多少のずれが出てきます。
4ポモドーロやったら単純計算では2時間ですが、実際は2時間15分はかかります。
このちょっとしたズレが付箋の場合表現できるのが嬉しいですね。だって付箋をちょっとずつずらすだけでいいんですから。
で、ボリュームでの目標を立ててやり始めたんですがね、問題は自分の予測がまったくもってあてにならないってこと。
1日○時間くらいやれば○ページくらい終わるだろうってのが、まったく達成できてない。
これはもう明らかに自分の作業能力を無視した見積りってことでしょう。
そもそもが、自分の能力に見合った量以上の目標を掲げていたことが問題だったわけです。
じゃあどうやってそれを適正化するか…
あ、やったタスク数えればいいんじゃね？って話です。
とにかく一回成果目標を完全に捨てて、1日○時間やることだけに集中します。
で、何ページ進められたか。
これを基準に、1日○時間を目標とすれば、1週間で○ページ、1か月で○ページ、1冊終えるには○日かかると算段するわけです。
これがムリなくできる範囲の目標なわけです。
そうすると、「終わるかな」という焦りが消えます。
こんだけやりさえすれば、終わるんだと安心できるようになるんです。
終わらせることを目標にするんじゃなく、きちんとそのことに向き合う時間をいつ・何時間とるかを目標にすることで、きちんとやりきるようになるといった感じです。
だいぶ目から鱗でしたね。実はこの辺の理論はこちらの本で学びました。
これを読んで、じゃあテンミニッツでボリューム管理してみよかな？ってなったわけです。
一度成果目標を取っ払うと、結構すごいですね。
きちんと目の前のことに集中できている感がパナイです。
・残された問題はタスクのパッケージ化
こんな感じでテンミニッツを運用してライトノート1冊分、約5か月が経とうとしていますが、もう一つ問題があります。
ボリュームで管理するには最適ですが、今度はタスクの細分化がしにくいということ。
何か作業に取り掛かろうって時に動き出せないことって多いですよね。
そんな時はたいてい次やることがストレスだからです。
何をするかがはっきりしていない・何から手を付けていいか漠然としすぎている状態ですね。
参考書なら1ページ目からひたすらやればいいですが、これが高く積まれた洋服の山をクローゼットに片付けるというタスクなら？
付箋に書くと「洋服片付け」です。
これ、何からやりますか？やり始められますか？手帳にこの付箋を貼って…よし！ってやり始められるはずがありません。
人間の脳ってこう、ものごとをパッケージング化したがるものなんですって。
作業には段取りやステップがあっても、つい「洋服片付け」でまとめてしまうっていう感じ。
付箋になると、細かいこともかけないので更にパッケージングしまくっちゃいます。
なので、何か始めるときは、「洋服片付けの段取り」として、次のステップを小さく小さく細分化します。
付箋に書くのはその段取りで考えた、次するものを書きます。
付箋は色とりどりあるので、色を一つのタスクに統一すればバッチリです。
「洋服片付け」の付箋をピンクにして、次のタスクは同じピンクの付箋で「冬物だけと取り出す」にします。
このとき、できるだけ次のステップだけを細分化する方がいいですね。あまり先まで書くと先のことは正確に小さく細分化できないので、またパッケージングが始まってしまいます。
なので、1日の目標として服の片付けを2時間したいなら、それを1日のどのあたりの時間にするか何も記入しないまま貼ります。
で、やる直前かやった後に細分化したタスクを書き出していくだけです。
これを1日で考えます。1日の始まりで段取りタスクを作ります。
丁度写真は段取り中です。
この日は料理の作り置き日だったので、ポモドーロはやらないので隙間は詰めてありますが、普段は割と開け気味で余裕を持っています。
30分で家事・仕事・趣味1日のうちどれにどれだけの時間を配分するか考えて、何も記入せず、ジャンルで色分けして付箋を貼ります。
写真で分かるように、赤の水玉が料理、緑が段取りや日記など自分のこと。
その他は仕事を更に色分けしてます。
そして、下の方に書いてあるのが仕事だけの目標設定。実際にはもっとガッツリ書いているページも多いのですが、モザイクかけて分かりやすいページを選んだので、あまり書き込みのないページになってしまいました。
更にここから、それぞれ始まりの1つ目のやることを考える。これをできるだけ小さくして、やることにストレスを感じないレベルにして付箋に書きます。
もちろん一つ目だけ。
で、その時間になったらそれをやる。ハードルが下がっているのでやり始める心理抵抗はかなりないはずです。
それが終わったらまた次を考える。その繰り返しです。
ついついパッケージングしてしまいがちになってしまう付箋タスクも、こうやって書けばきちんと細分化できるわけです。
とまぁこんな具合に実践してみて、うまいことはまっています。
だいぶ楽になったかなーという印象です。
あーだいぶ更新が遅くなりましたね。次回はもっと早めにアップできるようやったるで！
書きたいことは山盛りなのだ！
*1:ポモドーロテクニックとは、人間の集中しやすい時間で区切って、休憩を挟むことで生産性を上げるテクニック
